Автоматизация учета

Являясь 1С:Франчайзи - официальным внедренческим центром фирмы 1С, мы предлагаем комплексную автоматизацию учета на предприятии с применением программных продуктов фирмы 1С.

Продолжительное сотрудничество с фирмой 1С (мы с 1994 года являемся партнерами 1С) позволяет нам оказывать квалифицированную помощь в подборе и адаптации программ для автоматизации учета на любом предприятии.

• Что такое автоматизация учета ?
• Что получает организация от комплексной автоматизации?
• Что позволит система автоматизации финансового учета?
• Осуществление автоматизации
• Зачем нужно внедрение
• Предложения по сопровождению

Центральное место в управлении любым предприятием, бесспорно, занимает система бухгалтерского учета, обеспечивающая руководство достоверной и оперативной информацией о текущей финансовой ситуации и состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Единственным способом добиться, чтобы бухгалтерская информация стала объективной, достоверной, защищенной и, главное, пригодной для анализа и принятия управленческих решений, является автоматизация учета работы бухгалтерской службы на предприятии.

• Автоматизированный ввод информации по первичным документам, сводящий ввод информации до минимума;
• Работа бухгалтера, даже рядового, перестает быть рутинной, исключается бесполезная потеря времени. Бухгалтер может увидеть в своей работе определенные творческие моменты и будет заинтересован в повышении своей квалификации, поскольку бухгалтер со знаниями компьютерного учета выше ценится руководством.
• Получение аналитической информации без изнурительных пересчетов. Все делает компьютер. (Настройку можно довести до уровня - 'получение данных день в день')
• Анализ финансового состояния с помощью таблиц и диаграмм через табличные процессоры, либо с использованием специальных программных пакетов по анализу финансового состояния предприятия.
• Ускорение и удобство работы каждого сотрудника на своем рабочем месте.
• Значительное уменьшение вероятности возникновения ошибок.
• Снижение издержек при обработке и формировании отчетности.
• Бухгалтерский учет становится более упорядоченным, а финансовые результаты - более прогнозируемые. Устраняются проблемы двойственности учета и последующие ошибки в работе.
• Большинство программных продуктов имеют гибкую, настраиваемую структуру ко всем изменениям в учетной политике предприятия и в законодательстве Российской Федерации.

Как известно, многие предприятия не имеют возможности получать оперативную бухгалтерскую информацию за короткие сроки. Основная причина этой проблемы заключается в ручной или полуавтоматической обработке информации. Решение же многих проблем учета может быть достигнуто только при ведении автоматического учета, основанного на использовании удобной системы автоматизации финансовой деятельности предприятия.

• Упорядочение платежей и точная информация о состоянии расчетных счетов, дебиторах-кредиторах, кассы. Можно полностью контролировать задолженности по платежам, избежать штрафных санкций, вести четкий учет наличных средств в кассе.
• Совместно с программой, которая покажет состояние расчетных счетов, позволит резервировать средства и точно следить за их движением по экономической классификации расходов можно использовать зарезервированные средства для получения дополнительной прибыли от банковских процентов по недельным депозитам.
• Уменьшение налогооблагаемой базы за счет получения заблаговременно точной бухгалтерской информации о прибылях и убытках, и возможности моделировать расчеты с бюджетом.
• Моделирование расчетов по оплате труда и снижение убытков.
• Точная информация о состоянии доходов и расходов при сохранении связи с подробной аналитикой.

Каким же образом осуществляется комплексная автоматизация учета? Идеальный вариант, если заказчик имеет достаточно полное представление о движении информационных и аналитических потоков на своем предприятии о логике ведения бухгалтерского учета от использования первичных документов до получения сводной аналитической информации в требуемых ему разрезах. Однако, как показывает практика, таких предприятий и организаций очень и очень немного. Работа по комплексной автоматизации основывается на тесном сотрудничестве с бухгалтерами заказчика. Она заключается в следующем: с самого начала выясняется круг задач, который необходимо будет решить в процессе автоматизации. Делается постановка задачи. Необходимо представить примерный объем решаемой задачи, определить потоки информации, движущиеся от одного рабочего места к другому, специфику представления информации. Например, очень часто на крупных предприятиях используется множество номенклатурных номеров, причем на различных этапах одному и тому же объекту присваиваются разные номера. Это могло быть приемлемым тогда, когда обработка информации происходит вручную, либо на нескольких компьютерах, не связанных в одну сеть и не обрабатывающих одну информационную базу. Даже в этом случае часто возникает путаница и неразбериха, так как взаимодействие между этими этапами производства осуществляется вручную. Бухгалтерский учет на предприятиях, как правило, имеет следующие разделы: учет основных средств, учет нематериальных активов и ценных бумаг, учет заработной платы, учет затрат на производство, учет готовой продукции, учет денежных средств и др., то есть на лицо четкая система. Если дело касается крупных предприятий, то их бухгалтерия подразделяется примерно таким же образом: есть человек, который отвечает за определенный участок и который выполняет определенный набор функций.

При подготовке информационной базы организации достаточно очевидными становятся изменения и настройка плана счетов, разработка документооборота. Становится очевидной структура аналитического учета.

Основываясь на вышесказанном, необходимо определить тот способ работы, в процессе которого сотрудники автоматизируемого предприятия смогут перейти на новый способ учета, одновременно научившись работать с программой. Необходимо привести особенности бухгалтерского учета на предприятиях торговли, так как эти данные будут использоваться при формировании учетной политики при ведении автоматизированного учета. На примере конкретной организации необходимо сделать подготовку информационной базы, разработать универсальную схему документооборота, рабочий план счетов для компьютерной обработки информации на предприятиях торговли. Необходимо определить тот период, начиная с которого данные будут заноситься в программу. Бухгалтеры должны подготовить входящие сальдо на начало этого периода.

Когда мы говорим о внедрении, в первую очередь, речь идет об экономических программах разработки фирмы "1С", таких как, "1С:БУХГАЛТЕРИЯ", "1С:ЗАРПЛАТА"; система программ "1С:ПРЕДПРИЯТИЕ" ("1С:ТОРГОВЛЯ и СКЛАД", "1С:ЗАРПЛАТА и КАДРЫ"). Эти программы - универсальные. Могут использоваться на предприятиях различных типов финансирования, форм собственности и направления деятельности. Имеют широкие первоначальные возможности. В то же время, широкие возможности конфигурации позволяют настраивать эти программы на индивидуальные требования конкретного предприятия.

Некоторые бухгалтеры / экономисты / логистики / другие специалисты приложив немало усилий, потратив время на доскональное изучение возможностей переконфигурирования систем, могут сделать такие настройки самостоятельно, однако, чаще всего из-за недостатка времени и тысячи других причин это не получается сделать. Кроме того, автоматизация учета - это отдельная профессия, которая требует отдельной подготовки, и бухгалтер / экономист / логистик / другой специалист не сможет сделать настройку так хорошо, как профессионал.

Именно здесь на помощь предприятию приходят специализированные фирмы - франчайзи "1С", основная работа которых заключается в индивидуальной настройке и конфигурировании стандартного пакета до системы, настроенной именно на учет организации, которая приобрела программу.

1С:Франчайзи берут на себя работу по информационному обследованию автоматизируемых процессов, продумыванию необходимой структуры информации и созданию справочников для ее хранения. Используя внутренний язык программ, внедренцы корректируют существующие и разрабатывают недостающие документы, формы, расчеты (алгоритмы), отчеты.

Ниже мы перечислим преимущества и улучшения в работе предприятия, которые приносит автоматизация учета на базе программ "1С":

• автоматизированный ввод информации по первичным документам, сводящий ввод информации до минимума;
• настройка на удобные диалоговые формы ввода, выбора и поиска информации;
• работа специалиста перестает быть черной, рутинной и исключается бесполезная потеря времени;
• программы позволяют вводить и получать информацию в реальном режиме времени, без задержек;
• получение аналитической информации без изнурительных пересчетов - все делает компьютер;
• анализ данных с помощью таблиц и диаграмм через табличный процессор Microsoft Excel;
• ускорение и удобство работы каждого сотрудника на своем рабочем месте;
• значительное уменьшение вероятности возникновения ошибок;
• снижение задержек при обработке и формировании отчетности;
• учет становится более упорядоченным, появляется реальная возможность делать обоснованные прогнозы;
• учет на программах "1С" гибок ко всем изменениям в учетной политике предприятия и в законодательстве Российской Федерации.